Suggerimenti per realizzare un buon volantino

L’anno scorso, per la prima volta, ho condotto un seminario sulla realizzazione di materiale promozionale, affiancando una collega grafica pubblicitaria.
I partecipanti, come mi ha esplicitato una signora, si aspettavano che, in un’ora e mezzo di lezione, avrebbero imparato ad utilizzare un programma di grafica free per confezionare un volantino. Un obiettivo decisamente audace.

Invece il programma di grafica free (Inkscape) gliel’abbiamo fatto vedere alla fine, per scelta. Perchè prima di sedersi a un computer e litigare con un programma che non conosci per realizzare un depliant, occorre un elemento fondamentale: un’idea.

Ed è proprio quello che ho raccontato nella prima parte del seminario. Quelli che seguono sono gli appunti attorno a cui ho costruito il seminario.

Avete un’idea? In genere, in un’associazione e in molte organizzazioni, la comunicazione è qualcosa che si fa in fretta, all’ultimo momento, sull’onda dell’emergenza. Ciò significa non solo non avere una strategia, ma – a monte – non avere un’idea.

L’idea fa la differenza, secondo me, molto più della padronanza di un programma di grafica. In altre parole, un volantino ben confezionato, ma banale e noioso, non serve a nulla. Un manifestino spartano, ma con un’idea che funziona, ha più chance.

Dove si trova una buona idea? Principalmente guardando ciò che fanno gli altri. Io uso Google nelle sue molte funzioni oppure tengo d’occhio quello che fanno i grandi, quelli che investono soldi nella comunicazione. Serve per trovare spunti, per capire quali sono i clichè più abusati, cosa provare e cosa evitare. Non significa copiare o scimmiottare, ma analizzare e poi rielaborare, cercando di capire cosa può funzionare per la nostra realtà.
Secondo passo: guardarsi allo specchio. Chi siamo? Cosa fa la nostra associazione? Cosa vogliamo raccontare di ciò che facciamo? Vogliamo raccontare la nostra storia, le attività che facciamo o la nostra mission? Dipende dall’obiettivo che ci poniamo: celebriamo il nostro 50 esimo anniversario, vogliamo cercare volontari o donatori, vogliamo parlare ad un’istituzione?

A chi parliamo? La differenza, come sempre, la fa il nostro pubblico. A chi mi sto rivolgendo? Sono giovani o anziani? Lavoratori o pensionati? Frequentano il Rotary o le case popolari? Sono appassionati di Star Trek o di Guerre Stellari?
In base ai miei obiettivi e al pubblico a cui mi rivolgerò, decido quindi alcune cose. Innanzitutto, il formato: volantino, depliant, biglietto da visita, poster, formato particolare? Strumenti cartacei, web o passaparola? Se voglio raccogliere fondi per l’asilo di paese, forse non serve un crowdfunding su Indiegogo, ma una pesca di beneficenza alla sagra del Santo Patrono. Per far venire i miei soci ad un’assemblea l’sms è molto più efficace di un articolo su un giornale.

Avete un piano? Una cosa che non si fa mai è un piano di diffusione. Serve innanzitutto a non sprecare soldi e carta: inutile fare 3.000 volantini, se poi ci restano in cantina perchè non si sa dove portarli. Il piano, inoltre, ci aiuta a concentrarci su quali sono i luoghi più adatti: se voglio coinvolgere i giovani, li porterò al circolo Auser o all’università? Quando penso al mio pubblico, può essere utile fare due conti: quante persone voglio raggiungere?

Poi il linguaggio. Ovviamente occorre adattarsi al proprio interlocutore, quanto meno se si vuole essere capiti. Un volantino è composto di testi ed elementi grafici (immagini, logo). Secondo me, un buon testo deve avere principalmente tre caratteristiche: chiaro, essenziale e ordinato. Innanzitutto, l’attacco deve dare tutte le informazioni del caso, esattamente come faremmo a voce. “Cosa fa la tua associazione?” “Siamo un gruppo di genitori di ragazzi disabili che organizzano attività ricreative nel weekend, sport, un laboratorio di ceramica eccetera”. Poi, dopo che avrai chiarito chi sei e trattenuto l’interlocutore, puoi piantargli la pezza sulla storia e la mission dell’associazione.
Soprattutto: dire chiaramente cosa si fa. E, in altre parole: cosa possono fare concretamente gli altri per voi, dettagliando le singole attività. Concretezza significa anche evitare sigle incomprensibili ai più (“Siamo un’APS”) e spiegarsi con termini non tecnici.

Le associazioni possono raccontare attività concrete e coinvolgenti. E’ la loro forza. Ciò non significa non parlare dei propri valori. Ma occorre mostrare che in questi valori ci si crede. Dunque, vanno evitare le banalità. O ci si racconta con il cuore o si rischia di scrivere frasi fatte (“Siamo persone ispirate da un senso di solidarietà verso il prossimo”), che non dicono niente di chi siamo e non spingono a riconoscersi in questi valori e sentimenti.

Essenzialità significa usare le parole che servono, togliendo i fronzoli. Le parole vanno scelte con cura. Lo spazio di un volantino non è infinito, va ottimizzato al meglio. Chiarezza, concretezza e utilità, prima. Poi, se c’è spazio, i voli pindarici.
Ordine significa innanzitutto riordinare le idee. E magari ordinarle nel testo per capitoli, punti, domande, in modo che il lettore possa seguire con più facilità.

Infine, le immagini: devono essere chiare, belle e di qualità. Chiare significa comunicative, leggibili, che raccontino ciò che l’associazione fa. E’ banale, ma pochi hanno chiaro che una foto comunica delle informazioni, dunque va scelta con estrema cura. Occorre dedicare del tempo a produrle, le immagini, se necessario costruendole a tavolino. Anche perchè una foto realistica, ma brutta, sfocata e in generale sciatta, non ci è utile. Un’immagine dovrebbe anche coinvolgerci, trasmetterci delle emozioni.
Quanto alla qualità, oltre alla cura nell’ideazione e realizzazione delle immagini, occorre avere un minimo di consapevolezza dei formati. Altra banalità: molti grafici si vedono arrivare immagini in formato jpeg, di dimensione 400×300 pixel, con la pretesa di vederle usate in un murale.

Prendersi il tempo di ideare, riflettere e progettare, arrivare con le idee chiare e ordinate, preparare i materiali in anticipo è fondamentale. Poi possiamo anche fare a meno di imparare un programma di grafica e andare da un grafico professionista. Il quale, così felice di non dover impaginare un volantino con materiale scadente e abbozzato, dovendo fare mille correzioni in corsa, forse sarà più propenso ad abbassare le tariffe.

timeline progetto grafico.jpg

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